מדדי רכש מועילים מודדים שלבים שהצוות יכול לשפר: זמן המתנה לאישור, אספקה במועד, שלמות מסמכים ופערים פתוחים. לכל מדד מגדירים אירוע התחלה וסיום, אוכלוסייה, תקופת מדידה ואחראי, ומפרידים בין נתון חסר לתוצאה תקינה.
מגדירים מדד שאפשר לשחזר
לפני שבוחרים יעד, כתבו איך אדם אחר יחשב את אותו המדד מאותם נתונים. הגדירו אילו פרויקטים וסוגי הזמנות נכללים, האם סופרים ימים קלנדריים או ימי עבודה ואיך מטפלים ברשומה שחסר בה תאריך.
התחילו בתקופת בסיס ובמספר קטן של מדדים. תוצאה יכולה להשתנות בגלל תמהיל פרויקטים או סוגי חומרים, ולכן כדאי להשוות גם קבוצות דומות. ממוצע אחד לכל החברה עלול להסתיר עיכוב בפרויקט מסוים.
זמן המתנה לאישור
מדדו מהעברת בקשה מלאה לאישור ועד החלטת המאשר. הפרידו זמן השלמת פרטים מהזמן שבו בקשה מוכנה חיכתה למאשר. אחרת לא ברור אם צריך לשפר את הטופס או את מסלול האישור.
לצד הממוצע הציגו גם חציון ואת גיל הבקשות שעדיין פתוחות. דוגמה: בקשות שנסגרו אחרי יום, יום וארבעה ימים נותנות ממוצע של יומיים וחציון של יום אחד. בקשה שעדיין ממתינה אינה נכללת בחישוב זמן הסגירה, אך חייבת להופיע במעקב הפתוחות.
אספקות במועד ושלמות תיעוד
שיעור אספקות במועד הוא מספר האספקות שהגיעו עד המועד המוסכם חלקי מספר האספקות שנכללו בבדיקה. הגדירו אם מודדים משלוח או הזמנה מלאה, ואיך מתייחסים לשינוי מועד שאושר. שימרו גם את המועד המקורי כדי ששינוי תאריך לא יעלים עיכוב.
שלמות תיעוד מודדת כמה קבלות כוללות את המידע והמסמכים שנדרשו בתהליך. למשל, 36 קבלות מתועדות מתוך 40 הן 90%. זהו מספר להמחשה, לא יעד ענפי. אם ארבע הקבלות הנותרות חסרות מסמך, הן דורשות טיפול גם כאשר הכמות התקבלה.
פערי חשבוניות ומשך הבירור
אפשר למדוד מספר חשבוניות עם פער מתוך החשבוניות שנבדקו בתקופה, ולפלח את הסיבות: כמות, מחיר, שיוך או מסמך חסר. הגדירו אם חשבונית עם שני פערים נספרת פעם אחת במדד החשבוניות ובנפרד במדד האירועים.
עקבו גם אחר הזמן מפתיחת בירור לסגירתו ואחר הפערים שעדיין פתוחים. ירידה במספר הפערים החדשים אינה בהכרח שיפור אם צוות הבדיקה עדיין לא עבר על המסמכים שהצטברו. הציגו יחד את נפח הבדיקה ואת התוצאה.
יתרות פתוחות והקשר לתקציב
רכזו הזמנות עם יתרה פתוחה ומועד אספקה שחלף, ובדקו אם נדרשת השלמה, ביטול או תיקון נתונים. סכום ההזמנות הכולל אינו מדד מספיק להתחייבות שנותרה, כי חלקו עשוי כבר להיכלל בהוצאות שנרשמו.
בישיבת בקרה חברו כל חריגה לפעולה, אחראי ומועד. Novapro מרכזת נתוני רכש, מסמכים ותקציב; אופן הפקת כל מדד צריך להיבדק מול השדות והדוחות הזמינים. רשימת המדדים כאן היא מסגרת עבודה, ולא הצהרה שכל מדד זמין כדוח מובנה.
שאלות נפוצות
כמה מדדי רכש כדאי להתחיל למדוד?
אפשר להתחיל בשלושה עד חמישה מדדים שהנתונים שלהם זמינים ויש מי שיטפל בתוצאות. הרחיבו אחרי שהצוות מסכים על החישוב ומעדכן את הנתונים בקביעות.
האם יש יעד נכון לכל חברות הבנייה?
לא בהכרח. סוגי פרויקטים, חומרים ותנאי אספקה שונים משפיעים על התוצאה. קובעים יעד על בסיס תהליך החברה, תקופת בסיס וקבוצות שניתן להשוות ביניהן.
ממשיכים לקרוא
איך בונים תהליך רכש מסודר בפרויקט בנייה? ←