לכל אספקה חלקית שומרים רישום נפרד שמקושר להזמנה, עם הכמות שהתקבלה, תאריך ומסמך. מחשבים את היתרה לפי הכמות שהוזמנה מול סך הקבלה נטו, ומבררים חשבוניות לפי האספקות שאליהן הן מתייחסות.
הזמנה אחת יכולה לכלול כמה אספקות
באתר בנייה לא תמיד מקבלים את כל החומר בפעם אחת. שטח אחסון, סדר העבודה וזמינות הספק יכולים לפצל את אותה הזמנה לכמה משלוחים. לכן סטטוס כללי כמו ׳סופק׳ אינו מספיק: צריך לדעת מה התקבל בכל שורת הזמנה ומה עדיין פתוח.
לכל משלוח שמרו את תעודת המשלוח, תאריך הקבלה, המקבל והכמויות שאומתו. אם הכמות בתעודה שונה מהכמות בשטח, תעדו את שני הנתונים ואת הבירור. שינוי המסמך כדי שיתאים להזמנה מסתיר את האירוע.
דוגמה: 100 יחידות בשלושה משלוחים
נניח שהוזמנו 100 יחידות. ביום הראשון התקבלו 40, ביום השני 35 וביום השלישי 25. היתרה הפתוחה לאחר כל קבלה היא 60, אחר כך 25 ולבסוף אפס. כל קבלה נשארת רשומה בפני עצמה ומצב ההזמנה נגזר מהסכום.
אם מחזירים לספק 5 יחידות מהמשלוח השני, הקבלה נטו יורדת ל־95. כעת צריך לברר אם הספק ישלים את החסר או שהצוות יבטל את היתרה. החזרה וביטול הם אירועים שונים: החזרה מתארת תנועה של חומר; ביטול מעדכן את ההתחייבות להמשך אספקה. זו דוגמה להמחשת תהליך בלבד.
- כמות שהוזמנה: 100
- סך קבלות מתועדות: 100
- החזרה מתועדת: 5
- קבלה נטו: 95
- יתרה לבירור או להשלמה: 5
בודקים יחידות מידה לפני חיבור כמויות
כמות של עשר אריזות אינה בהכרח עשר יחידות. לפני צבירת הקבלות ודאו שהפריט ויחידת המידה עקביים. אם כל אריזה מכילה עשרים יחידות, שמרו את יחס ההמרה ואת המקור שלו במקום שהצוות יכול לבדוק.
שינוי במפרט או במוצר אינו רק שינוי מספרי. פריט חלופי צריך לעבור אישור מקצועי לפי תהליך החברה, ולא להיספר אוטומטית כחומר המקורי רק מפני שהכמות דומה.
מצמידים חשבונית לאספקות הרלוונטיות
חשבונית יכולה להתייחס למשלוח אחד או לכמה משלוחים. רשמו אילו תעודות היא מכסה ובדקו שהכמויות לא חויבו כבר בחשבונית קודמת. סך החשבוניות המצטבר צריך להיבחן יחד עם מסמכי הקבלה ועם התנאים שסוכמו.
בדוגמה של 100 יחידות במחיר 20 ש״ח ליחידה, חשבונית על 40 יחידות משקפת בסיס חיוב של 800 ש״ח לפני רכיבים נוספים. חיוב על כל ההזמנה אחרי המשלוח הראשון מצריך בירור של תנאי החיוב או של מסמכי אספקה נוספים.
מסיימים הזמנה עם החלטה על היתרה
עברו אחת לשבוע על הזמנות שלא הושלמו למרות שמועד האספקה חלף. תנו לכל יתרה אחראי ותאריך יעד לבירור. יתרה שכבר לא נדרשת צריכה להיסגר בתהליך מוסכם ומתועד מול הגורמים הרלוונטיים.
ב־Novapro מרכזים הזמנות, תעודות ומסמכים בהקשר של הפרויקט. בהדגמה כדאי להביא את תרחיש האספקה החלקית שלכם ולבדוק את אופן הרישום והבקרה שמתאים לו.
שאלות נפוצות
האם צריך לפתוח הזמנה חדשה לכל משלוח?
לא בהכרח. אם המשלוחים שייכים לאותה הזמנה, אפשר לקשר אליה כמה רישומי אספקה. כך נשמר קשר בין התנאים שסוכמו לבין הכמות שהתקבלה בכל פעם.
מה עושים אם תעודת המשלוח חסרה?
מתעדים את הקבלה ואת הפרטים הידועים, מסמנים שהמסמך חסר ומעבירים את ההשלמה לאחראי. אין לסמן בדיקת מסמכים כמושלמת רק על סמך סטטוס ההזמנה.
ממשיכים לקרוא
איך בונים תהליך רכש מסודר בפרויקט בנייה? ←