הזמנה, תעודת משלוח וחשבונית: מה צריך להתאים?

לכל מסמך תפקיד אחר

הזמנת הרכש מתעדת את תנאי ההזמנה: ספק, פריטים, כמויות, מחירים והפרויקט. תעודת המשלוח מתייחסת לאספקה מסוימת. החשבונית מתעדת את החיוב של הספק.

כדי להשוות ביניהם צריך לוודא קודם שהם שייכים לאותו תהליך. מספר הזמנה הוא נקודת חיבור טובה, אבל כדאי לבדוק גם את הספק, הפרויקט והתאריכים. מסמך משויך להזמנה לא נכונה יכול להיראות תקין בבדיקה חלקית.

מתאימים יחידות, כמויות ומחירים

אותו חומר עשוי להופיע ביחידות שונות במסמכים. למשל, ההזמנה יכולה להיות לפי יחידות והאספקה לפי אריזות. לפני שמחליטים שיש הפרש, בודקים את יחס ההמרה ואת תיאור הפריט.

בבדיקת המחיר מפרידים בין מחיר ליחידה, הנחה, תוספת הובלה וסכום כולל. אם אחת מהתוספות הוסכמה בנפרד, צריך לשמור גם את ההסכמה בהקשר של ההזמנה.

• ספק ופרויקט תואמים
• מספר הזמנה וקישור למסמכים
• תיאור פריט ויחידת מידה
• כמות שהוזמנה, התקבלה וחויבה
• מחיר ליחידה ותוספות מוסכמות

איך מטפלים במשלוח חלקי?

נניח שהוזמנו 100 יחידות ב־20 ש״ח ליחידה, ו־70 יחידות הגיעו במשלוח הראשון. אם החשבונית מתייחסת לאותו משלוח, הבדיקה צריכה להתייחס ל־70 יחידות ולבסיס חיוב של 1,400 ש״ח לפני רכיבים נוספים, אם ישנם.

אם החשבונית כוללת 100 יחידות, בודקים האם קיימת אספקה נוספת, האם יש תנאי חיוב אחר או האם נפלה טעות. לא מתקנים כמות רק כדי לייצר התאמה טכנית בין המסמכים.

פערים צריכים בעלים

כמות חסרה בדרך כלל דורשת בירור עם מקבל האספקה. מחיר שונה מחייב בדיקה מול ההזמנה והספק. מסמך חסר צריך לעבור למי שיכול להשיג אותו. רושמים מי מטפל ומה חסר להשלמת הבדיקה.

המערכת יכולה לרכז מסמכים ולהציג פערים, אבל ההחלטה אם הפער מוצדק נשארת בידי הצוות. גם חילוץ טקסט אוטומטי דורש בדיקה, במיוחד במסמך סרוק או בתמונה לא ברורה.

מה שומרים אחרי הבירור?

שומרים את המסמך המתוקן או את ההסבר, את התאריך ואת הגורם שאישר את הטיפול. המטרה היא שאדם אחר יוכל להבין בעתיד למה החשבונית טופלה כפי שטופלה, בלי לשחזר התכתבות מפוזרת.

שאלות נפוצות