התאמה משולשת היא השוואה בין הזמנת הרכש, תעודת המשלוח והחשבונית. הבדיקה מחברת את מה שהוזמן, מה שתועד כסופק ומה שחויב, ומבליטה פערים שצריך לברר.
לכל מסמך תפקיד אחר
הזמנת הרכש מתעדת את תנאי ההזמנה: ספק, פריטים, כמויות, מחירים והפרויקט. תעודת המשלוח מתייחסת לאספקה מסוימת. החשבונית מתעדת את החיוב של הספק.
כדי להשוות ביניהם צריך לוודא קודם שהם שייכים לאותו תהליך. מספר הזמנה הוא נקודת חיבור טובה, אבל כדאי לבדוק גם את הספק, הפרויקט והתאריכים. מסמך משויך להזמנה לא נכונה יכול להיראות תקין בבדיקה חלקית.
מתאימים יחידות, כמויות ומחירים
אותו חומר עשוי להופיע ביחידות שונות במסמכים. למשל, ההזמנה יכולה להיות לפי יחידות והאספקה לפי אריזות. לפני שמחליטים שיש הפרש, בודקים את יחס ההמרה ואת תיאור הפריט.
בבדיקת המחיר מפרידים בין מחיר ליחידה, הנחה, תוספת הובלה וסכום כולל. אם אחת מהתוספות הוסכמה בנפרד, צריך לשמור גם את ההסכמה בהקשר של ההזמנה.
- ספק ופרויקט תואמים
- מספר הזמנה וקישור למסמכים
- תיאור פריט ויחידת מידה
- כמות שהוזמנה, התקבלה וחויבה
- מחיר ליחידה ותוספות מוסכמות
איך מטפלים במשלוח חלקי?
נניח שהוזמנו 100 יחידות ב־20 ש״ח ליחידה, ו־70 יחידות הגיעו במשלוח הראשון. אם החשבונית מתייחסת לאותו משלוח, הבדיקה צריכה להתייחס ל־70 יחידות ולבסיס חיוב של 1,400 ש״ח לפני רכיבים נוספים, אם ישנם.
אם החשבונית כוללת 100 יחידות, בודקים האם קיימת אספקה נוספת, האם יש תנאי חיוב אחר או האם נפלה טעות. לא מתקנים כמות רק כדי לייצר התאמה טכנית בין המסמכים.
פערים צריכים בעלים
כמות חסרה בדרך כלל דורשת בירור עם מקבל האספקה. מחיר שונה מחייב בדיקה מול ההזמנה והספק. מסמך חסר צריך לעבור למי שיכול להשיג אותו. רושמים מי מטפל ומה חסר להשלמת הבדיקה.
המערכת יכולה לרכז מסמכים ולהציג פערים, אבל ההחלטה אם הפער מוצדק נשארת בידי הצוות. גם חילוץ טקסט אוטומטי דורש בדיקה, במיוחד במסמך סרוק או בתמונה לא ברורה.
מה שומרים אחרי הבירור?
שומרים את המסמך המתוקן או את ההסבר, את התאריך ואת הגורם שאישר את הטיפול. המטרה היא שאדם אחר יוכל להבין בעתיד למה החשבונית טופלה כפי שטופלה, בלי לשחזר התכתבות מפוזרת.
חשבונית אחת, כמה תעודות משלוח: מה בודקים?
אם חשבונית מרכזת כמה אספקות, בונים שיוך לכל שורה: ספק, פרויקט, הזמנה, פריט, יחידת מידה ותעודת משלוח. משווים את הכמות שחויבה לכמות שהתקבלה ושטרם חויבה, לאחר בירור החזרות ותיקונים. סך כמויות זהה אינו מספיק אם אחת התעודות כבר שימשה לחשבונית קודמת.
דוגמה בדיונית לצינורות מאותו פריט ויחידת מידה: תעודה א׳ מתעדת קבלה של 12 יחידות, שמתוכן 8 כבר חויבו בחשבונית קודמת שעדיין בתוקף. תעודה ב׳ מתעדת עוד 18 יחידות שלא חויבו. בהנחה שלא היו החזרות או תיקונים, נותרו 22 יחידות לבדיקת חיוב חדש.
אם החשבונית החדשה מחייבת 30 יחידות, הפער של 8 יחידות דורש בירור. מבקשים מהספק את שיוך השורות ואת מספרי התעודות, ובודקים אם מדובר בחיוב נוסף או במסמך שמחליף חיוב קודם. אין להסיק אוטומטית שמדובר בטעות או לשנות את רישום הקבלה כדי ליצור התאמה.
| תעודת משלוח | התקבל | חויב בעבר | נותר לבדיקת חיוב חדש |
|---|---|---|---|
| תעודה א׳ | 12 | 8 | 4 |
| תעודה ב׳ | 18 | 0 | 18 |
| סה״כ יחידות | 30 | 8 | 22 |
מקורות להרחבה: Microsoft Learn — שיוך כמה קבלות לחשבונית · Microsoft Learn — עקרונות התאמת חשבוניות
מה מבקשים מהספק כשהשיוך לא ברור?
במקום בקשה כללית ׳לתקן חשבונית׳, שולחים בירור ממוקד: ׳בשורה ___ בחשבונית ___ מופיעות ___ יחידות. לפי תעודות ___ והחיוב הקודם ___, מצאנו אסמכתה ל־___ יחידות שטרם חויבו. נא לפרט לאיזו הזמנה ולאילו תעודות מתייחסת השורה, והאם החשבונית מחליפה מסמך קודם.׳ זו תבנית מוצעת לבירור, לא הודעה שנשלחת מהאתר.
רכש מברר את השיוך מול הספק, מקבל האספקה מאמת את הקבלה, וצוות הכספים בודק חיובים קודמים ותיקונים. מתעדים אחראי ומועד חזרה. כאשר מתקבל הסבר, שומרים אותו לצד המסמכים ובודקים מחדש; החלטת האישור נשארת לפי נהלי החברה. המקורות מסבירים עקרונות התאמה במערכות אחרות; הדוגמה והטבלה הן עזר מקורי למדריך, ולא תיאור של אוטומציה קיימת ב־Novapro.
פתחו את לשונית ׳בדיקת מסמכים׳ בהדגמה ונסו לסמן פער לבירור. הדמו משתמש בנתונים להמחשה ומדגים בדיקת כמות; טבלת שיוך האספקות שבמדריך היא עזר עבודה נפרד לצוות.
להדגמה האינטראקטיבית של בדיקת מסמכיםשאלות נפוצות
האם סכום כולל זהה מספיק להתאמה?
לא. צריך לבדוק גם פריטים, יחידות, כמויות, מחירים והקשר לפרויקט. הפרש במחיר של פריט אחד יכול להתקזז עם הפרש הפוך בפריט אחר ולהסתתר בסכום הכולל.
האם OCR מחליף בדיקת מסמכים?
לא. חילוץ טקסט מסייע בהזנת המידע, אבל צריך לאמת את הקריאה ואת השיוך להזמנה. פערים ותנאים מסחריים דורשים בדיקה של הצוות.
ממשיכים לקרוא
איך בונים תהליך רכש מסודר בפרויקט בנייה? ←