סחורה שהתקבלה ללא חשבונית: מה מעבירים לצוות הכספים?

1. מתחילים מהקבלה באתר, לא מיתרת ההזמנה

בסוף תקופה אפשר למצוא הזמנה שעדיין פתוחה אף שהחומר כבר בשטח. השאלה כאן ממוקדת יותר: אילו קבלות מאומתות חסרות חשבונית תואמת נכון למועד מסוים? מספר ההזמנה לבדו אינו מספיק, מפני שאותה הזמנה יכולה לכלול כמה משלוחים וכמה חשבוניות. רשומת העבודה צריכה לזהות גם את שורת ההזמנה ואת מסמך הקבלה.

בתיעוד Microsoft Business Central מופיעה סקירת GRNI המבוססת על שורות רכש, בנפרד מניתוח חובות לספקים. ההבחנה שימושית גם לבירור ידני: מסמך שלא שויך לקבלה אינו זהה לחשבונית שנקלטה אך טרם שולמה. הגדרות המערכת שממנה מפיקים נתונים עדיין קובעות אילו רשומות נכללות בדוח שלה.

מקורות להרחבה: Microsoft: סקירת GRNI וניתוח רכש

2. שומרים תאריך חיתוך וזמן הפקת נתונים

כתבו בראש הרשימה את מועד החיתוך, אזור הזמן והפרויקטים שנבדקו. שמרו בנפרד מתי הופקה הרשימה. תאריך הקבלה בפועל, תאריך הזנתה ותאריך קבלת החשבונית יכולים להיות שונים. אם קבלה ישנה הוזנה אחרי החיתוך, סמנו זאת לבדיקה ואל תציגו אותה כאילו הייתה ידועה בזמן ההפקה המקורי.

לכל קבלה רשמו ספק, פרויקט, הזמנה ושורה, מספר מסמך, פריט, יחידה וכמות שאומתה. חפשו חשבונית לפי מספרי המסמכים והשורות, ולא רק לפי סכום דומה. אם חשבונית קיימת במערכת הכספים אך אינה מקושרת, ציינו ״חשבונית אותרה — שיוך בבדיקה״ עם האסמכתה; אל תבקשו אותה שוב כאילו לא נשלחה.

3. דוגמה: 35 לוחות לבירור, לא 90

הדוגמה הבאה מומצאת: הזמנה אחת ל־120 לוחות, באותה יחידת מידה, ללא ביטולים, החזרות או מקדמות. מועד החיתוך הוא 18 בספטמבר בשעה 18:00 לפי שעון האתר. כמויות החשבונית בטבלה משויכות רק לקבלות המצוינות. זו דוגמת תהליך, לא נתוני לקוח או צילום דוח מובנה של Novapro.

• עד החיתוך התקבלו ⁦40 + 25 = 65⁩ לוחות. מהם, 30 מכוסים בחשבונית תואמת ו־35 דורשים בירור.
• יתרת האספקה באותו מועד היא ⁦120 − 65 = 55⁩. היא אינה חלק מהקבלות ללא חשבונית, משום שהלוחות האלה עוד לא התקבלו.
• החישוב ⁦120 − 30 = 90⁩ מערבב 55 לוחות שטרם התקבלו עם 35 שכבר התקבלו. לכן הוא אינו עונה על השאלה של הרשימה הזאת.

4. מפרידים חריגים לפני שמסכמים

תנו לכל שורה מצב ברור: חשבונית לא אותרה, חשבונית אותרה אך השיוך בבדיקה, קבלה חלקית, או נתוני קבלה במחלוקת. אם הכמות שהתקבלה אינה מאומתת, כתבו ״לא ידוע״ והעבירו לבירור בשטח. אפס הוא כמות שנבדקה, לא דרך להסתיר מידע חסר.

החזרה לספק, זיכוי, חיוב מראש והחלפת יחידת מידה דורשים בירור נפרד. אל תחילו עליהם אוטומטית את החיסור הפשוט שבדוגמה. בדקו אם ההחזרה כבר הפחיתה את הכמות במקור, ואם זיכוי מתייחס לאותו מסמך, כדי שלא לספור התאמה פעמיים. סכמו רק שורות בעלות הגדרה ויחידה תואמות.

5. מעבירים רשימה עם אחריות ושומרים עדכונים

העבירו לצוות הכספים רשימה עם קישורים או מספרי אסמכתאות להזמנה ולקבלה, תוצאת חיפוש החשבונית, סיבת הבירור והגורם שיחזור עם תשובה. הצוות בשטח מאשר מה התקבל; הרכש מברר את מסמכי הספק; הכספים בודקים מה כבר נקלט אצלם. קבעו מועד חזרה לשורה ולא רק מועד לשליחת הקובץ.

נניח שב־20 בספטמבר מגיעה חשבונית I502 עבור כל 25 הלוחות בקבלה R302. שמרו את שורת החיתוך המקורית, והוסיפו מועד קבלת חשבונית, אסמכתה ותוצאת בדיקת השיוך. ברשימת המעקב הנוכחית אפשר לסמן שהבירור הושלם לאחר אימות. אין לשנות בשקט את תמונת 18 בספטמבר או לספור באותה רשימת מצב עדכנית את אותם לוחות גם כחסרי חשבונית וגם כמכוסים.

Oracle מציינת שחשבוניות שמתקבלות או מעובדות בין מועדי הרצות, וכן החזרות, עשויות להסביר הבדלים בדוחות קבלה ללא חשבונית. לכן כדאי לשמור את זמן ההפקה ואת השינוי שהסביר את הפער. ההחלטה אם ואיך לשנות רישום כספי שייכת לתהליך הכספים של החברה.

מקורות להרחבה: Oracle: דוח קבלות ללא חשבונית ושינויים בין הרצות

6. מחברים את הבירור לרצף המסמכים

הקישורים למדריכים בהמשך העמוד ממשיכים את התהליך: דוח הזמנות פתוחות עוזר לבדוק מה עוד נדרש בהזמנה; התאמה תלת־כיוונית מחברת חשבונית להזמנה ולקבלות; מדריך פערי החשבוניות מתאים למצב שבו המסמך כבר קיים אבל הכמות או המחיר אינם תואמים.

Novapro מרכזת הזמנות רכש ומסמכים בהקשר של הפרויקט ותומכת בבדיקת ההתאמה ביניהם. הרשימה במדריך היא הצעה לתהליך ידני, ואינה הבטחה לדוח GRNI מובנה, לרישום חשבונאי אוטומטי או לחיבור קיים למערכת כספים. בהדגמה אפשר לבחון רצף מסמכים לדוגמה ללא מידע רגיש ולבדוק מה מתאים לעבודת הצוות.

שאלות נפוצות