חשבונית ללא מספר הזמנת רכש דורשת קודם בירור: האם קיימת הזמנה ורק האסמכתה חסרה, או שהרכישה בוצעה ללא הזמנה? חפשו את המקור לפי ספק, פרויקט ושורות החיוב. אם לא נמצאה הזמנה, אספו את בקשת הרכישה, בסיס המחיר והוכחת הקבלה או ביצוע השירות, ותעדו החלטה של הגורם המוסמך לפי הנוהל. קבלת החשבונית לבדה אינה מוכיחה שהרכישה אושרה או שהחיוב מתאים.
1. מפרידים מספר חסר מהזמנה שלא קיימת
חשבונית יכולה להגיע בלי מספר הזמנה גם כאשר הרכש הוציא הזמנה תקפה. בדקו את שם הספק, הפרויקט, תיאור הפריט, הכמות והתקופה מול ההזמנות והמסמכים הקיימים. סכום דומה או אותו ספק אינם מספיקים לשיוך; ייתכנו כמה הזמנות לאותו אתר.
אם לא מצאתם מקור, רשמו שטרם אותרה הזמנה, ולא שאין הזמנה בוודאות. בקשו מהמבקש או מהספק אסמכתה ממוקדת. ייתכן גם שהחשבונית כוללת כמה שורות שמצבן שונה, ולכן הבירור צריך להתנהל ברמת השורה.
Microsoft מתארת ב־Dynamics 365 מסלול חשבונית עם מספר הזמנה ומסלול ללא מספר כזה. ההבחנה מסייעת להגדיר את שאלת הבירור; היא אינה הוכחה ש־Novapro תומכת באותו מסלול או באותן הרשאות.
מקורות להרחבה: Microsoft Learn — חשבוניות ספק עם ובלי הזמנה
2. בוחרים את מסלול הבירור המתאים
הטבלה היא כלי עבודה מוצע לצוות רכש וכספים. היא מציגה מה צריך להשלים, ולא אישור לתשלום. זהות המאשר, דרישת ההזמנה ודרך הטיפול בחריג נקבעות בתהליך הארגוני.
| מצב שנמצא | מה מאמתים | העברה להמשך |
|---|---|---|
| קיימת הזמנה, חסר שיוך | ספק, פרויקט, שורה, כמות וגרסה תקפה מול הקבלה | רושמים את האסמכתה שאומתה וממשיכים להשוואת המסמכים |
| לא אותרה הזמנה | מבקש הרכישה, בסיס המחיר, ראיית קבלה או ביצוע ואישור מתועד אם קיים | מעבירים לבעל הסמכות עם החוסרים והזמנים האמיתיים |
| חשבונית מעורבת | אילו שורות נתמכות בהזמנה ואילו דורשות בירור נפרד | שומרים חשבונית מקור אחת ורישום נפרד לכל שורה בלי להכפיל חיוב |
3. דוגמה: עשרה לוחות, הזמנה לשמונה ושורת הובלה
דוגמה בדיונית להמחשה בלבד: באתר תועדו עשרה לוחות שהתקבלו. החשבונית כוללת עשרה לוחות ושורת הובלה, ללא מספר הזמנה. בחיפוש אותרה הזמנה מאושרת לשמונה לוחות באותו מפרט ובאותו פרויקט. קבלת עשרה לוחות מוכיחה מה תועד שהגיע, אך אינה מסבירה לבדה מי אישר שתי יחידות נוספות או את ההובלה.
ברישום הבירור מקצים שמונה לוחות להשוואה מול ההזמנה, שתי יחידות להשלמת בסיס הרכישה ושורת הובלה לבדיקת התנאים שסוכמו. שמונה היחידות עדיין דורשות בדיקת מחיר ומסמכים; הן אינן מאושרות לתשלום רק מפני שנמצאה הזמנה. שלוש קבוצות הבדיקה נשארות מקושרות לאותה חשבונית מקור.
אם בהמשך נמצאת בקשת שינוי תקפה, מצרפים אותה עם התאריך המקורי ותאריך איתורה. אם האישור מתקבל רק כעת, מתעדים את מועד ההחלטה בפועל. לא משנים תאריכים כדי ליצור מראית עין של אישור מוקדם, ולא יוצרים הזמנה נוספת רק כדי שתוצאת ההשוואה תיראה תקינה.
4. מעבירים רישום קצר שאפשר להחליט לפיו
אפשר להעתיק את המבנה הבא לרישום הפנימי: מספר חשבונית וספק; פרויקט ומבקש; שורה וכמות; הזמנה שנמצאה או חיפוש שטרם הושלם; מקור המחיר; מסמך קבלה או ראיית שירות; אישור קיים ותאריכו; מידע חסר; בעל הבירור; מועד חזרה; החלטה ואסמכתה. שדה לא ידוע נשאר מסומן כחסר.
לשירות מתארים מה נדרש ומה בוצע ומי מאשר את התיעוד; לא ממציאים תעודת משלוח של סחורה כדי למלא חוסר. בודקים גם אם אותה חשבונית כבר נקלטה או הועברה לבירור, כדי ששליחה חוזרת מהספק לא תהפוך למסלול חיוב נוסף.
SAP מתארת חשבונית ללא הזמנה קשורה עבור מוצר או שירות שהתקבלו, עם העברה לאישור. זהו מקור להגדרת המונח, ולא כלל המחייב את הארגון שלכם לקבל חשבוניות כאלה או תיאור של Novapro.
מקורות להרחבה: SAP Help — Creating a Simple Non-PO Invoice
5. מחברים את הבירור למסמכי הפרויקט
כאשר נמצאה הזמנה מתאימה, ממשיכים להשוואת הזמנה, קבלה וחשבונית. אם המידע עדיין חסר, משאירים בעלים וצעד הבא גלויים במקום לסמן שההתאמה הושלמה. הוכחת קבלה, אישור רכישה והחלטת כספים הם שלושה דברים שונים.
Novapro מציגה תהליכי רכש והתאמת מסמכים בהקשר של הפרויקט. בהדגמה אפשר להביא תרחיש נקי ממידע רגיש ולבחון את רצף המסמכים. מסלול אישור ייעודי לחשבונית ללא הזמנה, יצירת הזמנה בדיעבד או ביצוע תשלום אינם יכולות שמובטחות במדריך הזה; יש לבדוק כל צורך כזה בנפרד.
רשימת בדיקה לעבודה
- נבדק אם קיימת הזמנה מתאימה ולא רק מספר חסר
- אומתו הספק, הפרויקט, השורות והגרסה
- הופרדו קבלה, בסיס מחיר ואישור רכישה
- נשמרו תאריכי המקור ומועד ההחלטה בפועל
- נרשם בעל בירור ומועד להשלמת החסר
- נבדק שהחשבונית אינה כבר במסלול טיפול נוסף
הכינו דוגמה ללא מידע רגיש: מה חויב, איזו הזמנה נמצאה ומה תועד באתר. נבדוק יחד את רצף הרכש והמסמכים ואת הצרכים שדורשים בירור.
לתיאום הדגמת מסמכיםשאלות נפוצות
האם חשבונית בלי מספר הזמנה היא בהכרח רכישה שלא אושרה?
לא. ייתכן שהזמנה קיימת ורק האסמכתה חסרה. מאתרים אותה ומאמתים את השורות והפרויקט. אם החיפוש טרם הושלם, מתעדים שההזמנה לא אותרה ולא קובעים שלא היה אישור.
האם תעודת משלוח מחליפה הזמנת רכש?
תעודת משלוח או רישום קבלה תומכים בבירור מה הגיע. הם אינם מוכיחים לבדם מי אישר את הרכישה, באיזה מחיר או מי רשאי לאשר את החיוב. בודקים את מקורות המידע בנפרד.
מה עושים כשחלק מהחשבונית מתאים להזמנה וחלק לא?
שומרים את החשבונית המקורית ומנהלים את הבירור ברמת השורה. מציינים מה שויך לאסמכתה מאומתת, מה חסר ומי משלים אותו. אין להסיק מכך אישור תשלום חלקי או ליצור עותק חיוב נוסף.
ממשיכים לקרוא
הזמנה, תעודת משלוח וחשבונית: מה צריך להתאים? ←