כשחשבונית מגיעה לפני הסחורה או לפני אסמכתת הקבלה, שומרים את מסמך המקור ומבררים בנפרד מה הגיע בפועל ומה רק חסר בתיעוד. מקשרים להזמנה, מציינים איזה אישור קבלה טרם אומת ונותנים לבירור אחראי ומועד חזרה. קבלת החשבונית אינה הוכחה לקבלת החומר, והעדר תעודה אינו מוכיח שהחומר לא הגיע. החלטת האישור נשארת לפי התנאים והתהליך המוסכמים.
1. מבררים איזה מסמך הגיע ומה הוא מכסה
בדקו ספק, מספר חשבונית, תאריך, הזמנה ושורה, פרויקט, פריט ויחידת מידה. ודאו אם המסמך הוא חשבונית סופית, בקשת מקדמה או מסמך אחר לפי הכותרת והתנאים. שמרו את הקובץ המקורי ואת מועד קבלתו; אל תשנו את הכמות כדי להתאים אותה למשלוח צפוי.
שאלו אם החיוב מתייחס לכל ההזמנה או למשלוח מסוים, ומה התנאים שאושרו. מדריך זה עוסק בבירור מסמכים ולא קובע מועד תשלום, טיפול מס או רישום חשבונאי. חיוב מראש ושירותים ללא אספקת חומר דורשים מסלול בדיקה מתאים, ולא הנחה שכל חשבונית חייבת אותה תעודת משלוח.
2. מפרידים בין אספקה שלא התרחשה לבין תיעוד שלא אותר
המקבל באתר בודק אם החומר הגיע, לאיזה יעד ובאיזו כמות. אם החומר נמצא אך מסמך הקבלה חסר, רושמים ״קבלה דווחה — אסמכתה בבירור״ ומציינים מי מסר את המידע. אם איש לא אישר קבלה, רושמים ״כמות קבלה טרם אומתה״. אין להזין אפס רק כדי למלא תא ריק.
תאריך משלוח מתוכנן, הודעת הספק שהחומר יצא או חשבונית עם מספר הזמנה עוזרים לאתר את האירוע, אך אינם מחליפים בדיקת קבלה. Microsoft מתארת בתהליך מוגדר של Dynamics התאמת חשבונית לרישום קבלה. זהו מקור להבחנה בין שני המסמכים, ולא טענה שאותן הגדרות או פעולות אוטומטיות קיימות ב־Novapro.
מקורות להרחבה: Microsoft Learn: התאמת חשבונית לכמות שהתקבלה
3. דוגמה: החשבונית נשארת על 120, ראיות הקבלה מתעדכנות
זו דוגמה בדיונית להזמנה ולחשבונית על 120 יחידות של פריט אחד, באותה יחידה וללא החזרות, ביטולים או שינויי גרסה. ביום א׳ החשבונית התקבלה, אך הקבלה בשטח עדיין לא נבדקה. ביום ב׳ אומתה אספקה של 80 יחידות. ביום ג׳ אומתו עוד 40. הימים הם נקודות בדיקה לדוגמה, לא זמני אספקה מובטחים.
ביום א׳ אי אפשר לחשב פער קבלה מאומת כי הכמות עדיין לא ידועה. ביום ב׳ יש 40 יחידות מהחשבונית שטרם כוסו בראיות הקבלה שבדוגמה. ביום ג׳ הקבלה המצטברת היא 120, ולכן שאלת הכמות הזאת נפתרה. התאמת כמות לבדה אינה מאשרת מחיר, איכות, חיוב חוזר או תשלום; כל אלה נשארים בבדיקות המתאימות.
| נקודת בדיקה | כמות בחשבונית | קבלה מצטברת מאומתת | מצב בירור מוצע |
|---|---|---|---|
| יום א׳ | 120 | טרם אומתה | איתור אסמכתה |
| יום ב׳ | 120 | 80 | בירור יתרת 40 |
| יום ג׳ | 120 | 120 | התאמת כמות בלבד |
4. נותנים לאסמכתה החסרה אחראי ומועד
לכל שורה ציינו מה חסר, מי יבדוק ובאיזה מועד חוזרים אליה. האתר מאמת את אירוע הקבלה, הרכש מברר את ההזמנה והאספקה עם הגורמים המתאימים, והכספים בודקים את מסמך החיוב והתנאים. מסירת הבירור אינה משלימה אותו: שמרו גם את התשובה ואת המקור שלה.
נוסח פנימי מוצע: ״חשבונית ___ התקבלה ב־___ עבור הזמנה ___ ושורה ___. הכמות בחשבונית ___; הקבלה המאומתת עד ___ היא ___ / טרם אומתה. חסרה אסמכתה ___. אחראי הבירור ___, חזרה עד ___. נא לצרף מספר תעודה או אישור מהמקבל, ולא רק תאריך צפוי.״ זהו רישום עבודה מוצע, לא שדות מוצר או הודעה שנשלחת אוטומטית.
5. מעדכנים את הבירור בלי למחוק את רצף האירועים
כאשר אסמכתה מגיעה מאוחר יותר, תעדו גם את מועד האירוע וגם את מועד קבלת המידע. לדוגמה, תעודה שהתקבלה ביום ג׳ עשויה לתאר משלוח מיום ב׳; אין להפוך את שני המועדים לאותו תאריך. הוסיפו קישור להזמנה, לחשבונית ולשורה המתאימה וסמנו איזו שאלה נסגרה ומה עדיין בבדיקה.
Oracle מבחינה בין התאמת הזמנה וחשבונית לבין בדיקה הכוללת גם קבלה, בהתאם להגדרות המערכת שלה. ברישום העבודה חשוב לכן לציין מה נבדק בפועל. Novapro מרכזת הזמנות, תעודות ומסמכים בהקשר הפרויקט ותומכת בבדיקת ההתאמה ביניהם. בהדגמה אפשר לבחון רצף מסמכים ללא מידע רגיש; אין כאן הבטחה לעיכוב תשלום אוטומטי או לרישום כספי אוטומטי.
מקורות להרחבה: Oracle Procurement: רמות בדיקת התאמה ואישור
רשימת בדיקה לעבודה
- סוג המסמך, המקור ומועד קבלתו נשמרו
- ספק, פרויקט, הזמנה ושורה זוהו
- כמות לא מאומתת מסומנת כחסרה, לא כאפס
- הקבלה נבדקה מול המקבל והאסמכתאות הרלוונטיות
- לכל בירור יש שאלה, אחראי ומועד חזרה
- עדכון מאוחר שומר את זמן האירוע ואת זמן קבלת המידע
הכינו הזמנה, חשבונית ודוגמת קבלה ללא מידע רגיש. נבחן יחד את השיוך לפרויקט ואת הפער שדורש בירור.
לתיאום הדגמת התאמת מסמכיםשאלות נפוצות
האם חשבונית לפני הסחורה היא בהכרח טעות?
לא בהכרח. בדקו את סוג המסמך, תנאי החיוב ומצב האספקה. ייתכן גם שהחומר הגיע אבל אסמכתת הקבלה לא הועברה. צריך לברר את העובדות לפני סיווג החשבונית או החלטת אישור.
מה רושמים אם לא יודעים כמה חומר התקבל?
רושמים ״טרם אומתה״ עם השאלה, הגורם שיבדוק ומועד החזרה. אפס מתאים רק אם זו תוצאה שנבדקה, ולא כתחליף למסמך חסר. עד לאימות אין להציג חישוב פער כאילו הקבלה ידועה.
האם התאמה לכמות שהתקבלה מספיקה לאישור תשלום?
בדיקת הכמות עונה רק על שאלת הכמות שהוגדרה. מחיר, תנאים, שיוך, חיובים קודמים ובדיקות נוספות נשארים לפי התהליך המאושר. אין במדריך אישור תשלום או כלל שמתאים לכל סוג חשבונית.
ממשיכים לקרוא
הזמנה, תעודת משלוח וחשבונית: מה צריך להתאים? ←