כדי להתאים כרטסת ספק, משווים את דוח התנועות שקיבלתם מהספק לרישום הפנימי שלכם, לאותה ישות, באותו מטבע ועד אותו תאריך. מתחילים מיתרת פתיחה מוסכמת, ומתאימים חשבוניות, זיכויים ותשלומים לפי אסמכתאות. לכל פער נותנים הסבר ואחראי; יתרה זהה לבדה אינה מוכיחה שכל המסמכים נבדקו או שהתשלום אושר.
1. מתחילים מאותה נקודת חיתוך
ספק חומרי בנייה עשוי לספק לכמה אתרים ולשלוח דוח יתרות אחד. לפני שמחפשים טעות, ודאו שהדוח והרישום שלכם מתייחסים לאותה חברה ולמספר חשבון הלקוח הנכון אצל הספק. שמות דומים של חברות או כמה חשבונות אצל אותו ספק עלולים להוביל להשוואה בין קבוצות שונות של מסמכים.
בחרו תאריך חיתוך ושמרו עותק של שני הדוחות כפי שהיו באותו מועד. ודאו מטבע ובסיס סכומים זהים. בדקו אם מדובר בכל התנועות בתקופה או ברשימת פריטים פתוחים בלבד. דוח עד סוף החודש ודוח שהופק עם תנועות מהחודש הבא אינם אותה תמונת מצב.
רשמו יתרת פתיחה, חשבוניות, זיכויים, תשלומים ויתרת סגירה. אם יתרת הפתיחה שונה, חזרו להתאמה האחרונה שהוסכמה. אל תספרו שוב חשבונית ישנה שכבר כלולה ביתרת הפתיחה כאשר אתם מוסיפים את תנועות התקופה.
2. מתאימים תנועות, לא רק את המספר התחתון
ההתאמה הזאת משלימה את בדיקת ההזמנה, תעודת המשלוח והחשבונית. התאמה משולשת בודקת את הבסיס לחיוב מסוים; התאמת כרטסת בודקת אם שני הצדדים רשמו את אותה פעילות בחשבון הספק. חשבונית יכולה להיות תקינה מבחינת אספקה ועדיין להיעדר מהרישום של אחד הצדדים.
בנו שורת התאמה לפי סוג המסמך, מספרו, תאריך, סכום ומטבע. בפרויקט בנייה הוסיפו גם פרויקט והזמנה כשאפשר. שמרו את מספר המסמך המקורי גם אם הסרתם רווחים לצורך חיפוש. אותו סכום או תאריך קרוב אינם מספיקים לזיהוי, ובתשלום אחד שמכסה כמה חשבוניות צריך לשמור את פירוט השיוך.
בתיעוד Sage Intacct, דוח התאמת ספקים מציג כיצד תשלומים וזיכויים קשורים לחשבוניות, לרבות פריטים שהותאמו חלקית. העיקרון מועיל גם בגיליון עבודה: סמנו בנפרד תנועה שהותאמה במלואה, תנועה חלקית ותנועה ללא הסבר.
מקורות להרחבה: Sage Intacct — דוח התאמת ספקים
3. דוגמה: פער של 2,000 ש״ח שמורכב משני מסמכים
הדוגמה הבאה בדיונית: ספק מספק חומרים לשני אתרי בנייה של אותה חברה, באותו חשבון ספק. יתרת הפתיחה ותשלומי התקופה הותאמו. כל הסכומים הם סכומים סופיים שנרשמו במסמכים ובאותו מטבע; אין כאן חישוב מס או הוספת מס לסכומים.
בטבלה, סכום חיובי מגדיל את היתרה לתשלום לספק וסכום שלילי מקטין אותה. דוח הספק כולל חשבונית בסך 3,000 ש״ח עבור האתר השני שטרם נרשמה אצלכם. הוא כולל גם זיכוי בסך 1,000 ש״ח בגין החזרת חומרים, שיש לו מסמך מאושר אך הוא טרם נרשם אצלכם.
אצל הספק: 12,000 + 18,000 − 1,000 − 12,000 = 17,000 ש״ח. אצלכם: 12,000 + 15,000 − 0 − 12,000 = 15,000 ש״ח. לאחר אימות שני המסמכים, הוספת החשבונית והזיכוי לרישום המתאים מסבירה את הפער: 15,000 + 3,000 − 1,000 = 17,000 ש״ח.
לא רושמים ״הפרש התאמה״ של 2,000 ש״ח כדי לסגור את הטבלה. בודקים את חשבונית ה־3,000 מול הפרויקט, ההזמנה והקבלה, ואת הזיכוי מול מסמך ההחזרה והאסמכתה של הספק. סכום נטו מסתיר שני בירורים שונים; השיוך לפרויקט חשוב גם כשהיתרה הכוללת מסתדרת.
| רכיב היתרה | בדוח הספק | ברישום שלכם |
|---|---|---|
| יתרת פתיחה | 12,000 | 12,000 |
| חשבוניות בתקופה | +18,000 | +15,000 |
| זיכויים בתקופה | −1,000 | 0 |
| תשלומים בתקופה | −12,000 | −12,000 |
| יתרת סגירה | 17,000 | 15,000 |
4. לכל סוג פער יש בדיקה אחרת
חשבונית שמופיעה רק אצל הספק דורשת עותק ובדיקת שיוך, ולא תשלום מתוך שורת הכרטסת בלבד. לעומת זאת, תשלום שרשום אצלכם אך חסר בדוח הספק מחייב בדיקת אסמכתה, מועד ביצוע ומועד קליטה. הפרש תזמון אפשרי, אבל צריך ראיה ומועד לבדיקה חוזרת.
החזרת חומר מהאתר אינה זהה לזיכוי כספי שנרשם. שמרו את תעודת ההחזרה ובדקו אם הונפק זיכוי, מה סכומו ולאיזו חשבונית הוא מתייחס. Microsoft מתעדת שיוך תשלומים וזיכויים לתנועות ספק מסוימות, כולל שיוך חלקי; זה מסביר למה סימון כללי ״שולם״ אינו תמיד מספיק לבירור יתרת חשבונית.
- חשבונית חסרה: מבקשים עותק ומוודאים ספק, פרויקט, הזמנה וקבלה לפני קליטה לפי הנהלים.
- זיכוי חסר: מחברים בין ההחזרה, מסמך הזיכוי והחשבונית; הבטחה לזיכוי נשארת לבירור עד שיש אסמכתה.
- תשלום שלא שויך: בודקים את האסמכתה ופירוט החשבוניות לפני שמסיקים שנדרש תשלום נוסף.
- חשד לכפילות: בודקים את המסמך המקורי ומסמכי החלפה או ביטול; מספר דומה אינו הוכחה לכפל חיוב.
מקורות להרחבה: Microsoft Learn — שיוך תשלומים וזיכויים לתנועות ספק
5. משאירים רישום שאדם אחר יכול להמשיך ממנו
לכל פריט פתוח שמרו שורה קצרה: ספק וחשבון | תאריך חיתוך | סוג ומספר מסמך | פרויקט והזמנה | סכום בכל צד | סיבת הפער | קישור לאסמכתה | אחראי | מועד חזרה | סטטוס. הפרידו בין ״ממתין למסמך״, ״הוסבר ונדרש רישום״ ו״הותאם לאחר בדיקה״.
צוות הכספים מאמת רישומים ותשלומים; רכש מברר תנאים ומסמכים מול הספק; מקבל האספקה באתר מאמת קבלה והחזרה. זו חלוקת עבודה מוצעת שאפשר להתאים לארגון. כשמגיע תיקון, שומרים גם את הראיה המקורית וגם את ההחלטה, כדי שאפשר יהיה להבין מה השתנה.
בסיום מחשבים שוב את שתי היתרות, בודקים את הפריטים שנותרו פתוחים ומתעדים מי בדק ומתי. התאמה סגורה אינה מחליפה אישור חשבונית או החלטה על מועד תשלום לפי התנאים והנהלים שלכם.
6. מחברים את הבירור למסמכי הפרויקט
כשהפער קשור לחומר שסופק או הוחזר, הכרטסת לבדה אינה מסבירה מה קרה באתר. חוזרים להזמנה, לתעודת המשלוח, למסמך ההחזרה ולחשבונית הרלוונטית. במדריכים הקשורים בהמשך העמוד אפשר לעבור מהתאמת היתרה לבדיקת האספקה או החיוב עצמו.
Novapro מרכזת הזמנות ומסמכים בהקשר של הפרויקט ומסייעת בבדיקת ההתאמה ביניהם. את רישומי הנהלת החשבונות, שיוך התשלומים והתיקונים הכספיים מנהלים במערכת ובתהליך שהארגון אישר. רשימת העבודה כאן אינה הבטחה ליבוא כרטסת ספק או להתאמה אוטומטית שלה ב־Novapro. בהדגמה אפשר לבדוק איך מסמכי הפרויקט תומכים בתרחיש שלכם.
רשימת בדיקה לעבודה
- אותו ספק, אותה ישות, אותו חשבון, מטבע ותאריך חיתוך בשני הדוחות.
- יתרת פתיחה מוסברת; מסמכים ישנים לא נספרים פעמיים.
- כל חשבונית, זיכוי ותשלום משויכים לפי אסמכתה וסכום, לרבות התאמות חלקיות.
- לכל פער יש מסמך חסר או הסבר, אחראי ומועד חזרה.
- תיקונים נבדקו ואושרו במערכת הרלוונטית; החלטת התשלום מתועדת בנפרד.
שאלות נפוצות
האם יתרה זהה אומרת שהכרטסת מותאמת?
לא בהכרח. שני פערים בכיוונים הפוכים יכולים להתקזז. בדקו גם את המסמכים והשיוך של תשלומים וזיכויים, ולא רק את יתרת הסגירה.
האם משלמים לפי דוח הספק אם החשבונית חסרה?
דוח הספק מסייע לזהות את החוסר, אבל אינו משלים לבדו את בדיקת המסמך. בקשו את החשבונית, אמתו את שיוכה ואת האספקה הרלוונטית, והעבירו אותה לאישור לפי תהליך החברה.
מה עושים כשהוחזר חומר אבל עדיין אין זיכוי?
שומרים את תיעוד ההחזרה, בודקים עם הספק את תנאי הטיפול ומסמנים את הזיכוי הצפוי לבירור. לא מניחים סכום זיכוי או משנים רישום רק כדי להשוות יתרות.
ממשיכים לקרוא
הזמנה, תעודת משלוח וחשבונית: מה צריך להתאים? ←